«Ich bin heute nur im Büro gewesen.» Ein Satz, der immer wieder zu hören ist. Büroarbeit ist Unternehmensführung und verdient Wertschätzung. Sie trägt dazu bei, den Überblick über die Finanzen und den Betrieb zu behalten und aufgrund dessen strategische Entscheide zu fällen. Nach getaner Arbeit kann man weder einen gepflegten Acker sehen, noch kann man das Wachstum einer Pflanze mitverfolgen. Trotzdem hat sie ihren Platz als fester Bestandteil im Arbeitsalltag verdient. Wer wöchentlich Zeit im Büro verbringt, macht nichts falsch, sondern alles richtig.


Die Sorgfaltspflicht gilt für alle


Betriebsleiterpaare mit einer sauber geführten Administration haben ein gutes Gefühl und die Zahlen im Griff. Ein Auszug aus der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) macht deutlich, dass Landwirte und Landwirtinnen eine Sorgfaltspflicht haben. So heisst es im Art. 5 «Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren» und im Art. 6 «Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.»


Wer in seinen Unterlagen keine Ordnung hat, kommt bei diesen Sätzen und bei einer Kontrolle erst recht ins Schwitzen. Das muss nicht sein.  

Einrichtung wirkt sich auf Motivation aus



Die Einrichtung hat einen Einfluss darauf, ob und wie gerne die Büroarbeit erledigt wird. Ein separater Raum, eine freie Arbeitsfläche und genügend Stauraum wirken motivationsfördernd. Es lohnt sich also, folgende Punkte zu beachten:

  •  Jeden Tag flattern Briefe ins Haus. Um den Überblick zu behalten, werden diese bei Erhalt geöffnet und in vier Ablagen (z. . Körbe, Fächer) verteilt: Wegwerfen – Erledigen – Ablegen – Lesen. Je zentraler diese Ablagen im Wohnraum platziert werden, umso tiefer ist die Hemmschwelle zu sortieren.
  • Farbige Ordner, Ablagesysteme, Karteikasten, Outlook, Vorlagedateien in Word und Excel erleichtern die Arbeit. Eine Umstrukturierung braucht Zeit, dafür sind die Abläufe danach rationeller.
  • Die Ordner vom vorletzten Jahr im Archiv deponieren. Die Ordner vom Vorjahr als Nachschlagewerk im Büro behalten.
  • Eine Agenda, ein Wochenplaner an der Steckwand oder der Einsatz von Outlook helfen, Termine einzuhalten.
  •  Den Computer mit klar beschrifteten Ordnern aufbauen. Dabei daran denken, dass Dateien für andere auffindbar sein sollten, falls eine Notlage eintreffen würde und Familienmitglieder vorübergehend im Betrieb die Stellung halten müssten.


Die Papiere fortlaufend sortieren


Die folgenden Arbeiten werden mit Vorteil täglich erledigt:

  • Post öffnen und sortieren. Alle Briefe in der Ablage «Erledigen» nach dem Öffnen mit einem 
Datum versehen. Ein Blick aufs Kuvert verrät, bis wann etwas erledigt werden muss.
  • Mailbox durchsehen und bearbeiten.
  • Lieferscheine sowie Quittungen zentral sammeln und mit einem Hinweis zum entsprechenden Betriebszweig versehen.


Folgende Arbeiten sollten wöchentlich erledigt werden:

  • Briefe und Prospekte der Ablage «Wegwerfen» entsorgen und die Ablage «zum Lesen» bewirtschaften z. B. alte Zeitschriften entsorgen.
  • Wegwerfen will gelernt sein. Zu gerne werden Broschüren oder Schreiben aufbewahrt und doch nie gebraucht. Das Wegwerftraining beinhaltet folgende Fragen: Was ist das Schlimmste, was passieren kann, wenn ich dieses Papier jetzt wegwerfe? Werde ich das je wieder verwenden? Habe ich es je gebraucht? Hatte ich bereits vergessen, dass ich es überhaupt besitze?  


Folgenden Arbeiten sind in regelmässigen Abständen zu erledigen:

  • Die Ablage «Erledigen» durchsehen und alles termingerecht bearbeiten.
  • Zahlungen tätigen, Belege kontieren, verbuchen und in einen Ordner nach Buchungsnummern oder Alphabet ablegen.
  • Alle Unterlagen im Fach «Ablegen» einordnen oder einscannen und systematisch nach Themen gliedern. Diese Unterlagen werden mit Vorteil einmal jährlich in den Wintermonaten durchgesehen und mit dem Wegwerftraining entrümpelt.
  • Am Computer regelmässig Sicherheitsspeicherungen durchführen.


Möglichst konzentriert 
arbeiten


Alle diese Tipps helfen, das Büro effizient zu bewirtschaften. Es ist notwendig, dass tagsüber konsequent Arbeitszeit im Büro eingeplant wird und die Zuständigkeiten klar aufgeteilt werden. Sei es für die Buchhaltung, die Datenerfassung, das Selbstkontrollkonzept in der Direktvermarktung, das Antworten auf E-Mails und vieles mehr.


Büroarbeit wird am besten dann gemacht, wenn man effizient ist. Bei den einen ist das die frühe Morgenstunde, bei anderen die Zeit nach dem Mittag oder gegen Abend. Wichtig ist, dass während der Bürozeit möglichst konzentriert gearbeitet werden kann. Ab und zu für eine Stunde die Mailbox schliessen, das Handy ausschalten und Bekannte fragen, ob sie auf die Kinder aufpassen können, ist sinnvoll, denn Multitasking hat seine Grenzen. Mit all diesem Know-how sollte einem gelungenen Büroalltag, wenn auch etwas saisonabhängig, nichts mehr im Wege stehen.


Manuela Huber, Hauswirtschaft, Landwirtschaftliches 
Zentrum Liebegg AG